Einfacher, schneller, umweltfreundlicher: Das TeleCash onlineArchive verhilft Franchisenehmer "Store Operators" zu effizienteren Prozessen und unterstreicht ganz nebenbei das moderne Image des Outdoorspezialisten Jack Wolfskin

Das Unternehmen

Die Store Operators Unternehmensgruppe betreibt Einzelhandelsunternehmen, so genannte "Monomarken-Stores", im Franchiseverfahren. Store Operators ist der größte europäische Franchisenehmer der Marke Jack Wolfskin, des Marktführers für Outdoorausrüstung in Deutschland. 24 Jack Wolfskin-Filialen betreibt das Unternehmen hierzulande, außerdem einen Shop der Modemarke Tom Tailor. Store Operators wurde 2005 von dem Industriekaufmann Rolf Jansen und dem Diplom-Betriebswirt Mike Mönninghoff gegründet. Der Firmensitz befindet sich in Köln, das Unternehmen beschäftigt derzeit 170 Mitarbeiter.

Die Herausforderung

Trendmarken-Stores stehen wie kaum ein anderer Einzelhandelszweig unter dem Druck, die hohen Erwartungen einer modebewussten, zahlungskräftigen Käuferschaft zu erfüllen -sei es hinsichtlich Produktentwicklung, Shopkonzept, Service oder Zahlungskomfort. Dabei stehen rasch expandierende Unternehmen wie Jack Wolfskin vor der zusätzlichen Aufgabe, ihre Prozesse und technischen Systeme rechtzeitig an die wachsenden Anforderungen anpassen zu müssen, um die Wirtschaftlichkeit und Konkurrenzfähigkeit des Betriebs zu sichern - das gilt im besonderen Maß für bargeldlose Zahlungssysteme.

2010 suchte die Store Operators Unternehmensgruppe eine Lösung, ihre Belegarchivierung einfacher und effizienter zu machen. Zu zeit- und personalaufwendig war es geworden, die Papierbelege aller Filialen manuell zu sortieren und zuarchivieren. Zudem bestand der Wunsch nach einem technisch anspruchsvollen und leistungsfähigen Zahlungssystem, das wie die Marke Jack Wolfskin selbst Zeitgeist und Modernität vermittelt.Die Lösung: onlineArchiveMit der elektronischen Belegarchivierung onlineArchive kann Store Operators seine Prozesskosten erheblich senken. Das umständliche Ausdrucken, Sortieren, Lagern und Suchen von Papierbelegen bei Rücklastschriften entfällt. Die Handhabung am Kassenplatz ist einfacher, der Verbrauch von Bonrollen wird reduziert und der Kassenablauf beschleunigt. Auch Mahnverfahren können schneller abgewickelt werden.Bei der neuen Lösung unterschreibt der Karteninhaber beim Bezahlvorgang nicht mehr wie bisher auf einem Papierbeleg, sondern auf einem so genannten SignPad. Nach Abschluss der Transaktion wird der Beleg vom System digital erfasst, an TeleCash übermittelt und dort auf einem gesicherten Server zentral archiviert. Der Karteninhaber erhält nach dem Bezahlvorgang wie gewohnt seinen Papierbeleg.

Die Umsetzung

Im Rahmen der deutschlandweiten Einführung von onlineArchive wurden alle bestehenden Terminals der mehr als 20 Jack Wolfskin-Stores gegen neue Geräte mit angeschlossenem SignPad ausgetauscht. Gleichzeitig wurden die Softwaresysteme vereinheitlicht und so angepasst, dass die elektronischen Belege aller Stores direkt an den TeleCash Server zur Archivierung übermittelt werden können. Die technische Umstellung erfolgte von April bis Juni 2010, ohne den Betrieb in den Shops zu beeinträchtigen.

Das Ergebnis

"Die Umstellung auf die beleglose Zahlung war eine sehr gute Entscheidung, denn wir sind damit einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung Automatisierung von Prozessen gegangen", so Rolf Jansen, geschäftsführender Gesellschafter von Store Operators. "Die Entlastung unserer Buchhaltung ist deutlich spürbar und auch die Kunden reagieren sehr positiv auf die moderne Technologie. Angenehm überrascht waren wir von der reibungslosen Umsetzung eines so großen Projekts in so kurzer Zeit."

Die Partnerschaft zwischen TeleCash und Store Operators basiert auf einer vorangegangenen Zusammenarbeit mit Jack Wolfskin, die nun mit der Einführung von onlineArchive erfolgreich ausgebaut wurde.

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